Software · 5. November 2026 · 6 Min. Lesezeit
Individualsoftware oder Standardsoftware: Wann sich eigene Software lohnt
Excel, fertige Branchensoftware oder ein eigenes System? Woran Sie erkennen, dass Standardsoftware bremst, und wie eigene Software Schritt für Schritt entsteht.
Die meisten Unternehmen starten mit Excel, E-Mail und einer fertigen Software. Das ist richtig so. Irgendwann aber arbeitet das Team mehr um die Programme herum als mit ihnen. Dann stellt sich die Frage: weiter anpassen oder eigene Software?
Wann Standardsoftware die richtige Wahl ist
- Ihr Ablauf ist branchenüblich und die Software bildet ihn gut ab.
- Sie brauchen Buchhaltung, Lohn oder E-Mail: Dafür gibt es ausgereifte Produkte, die niemand neu erfinden sollte.
- Die monatlichen Lizenzkosten sind überschaubar und die Software wächst mit.
Warnsignale: Hier bremst die Standardsoftware
- Daten werden zwischen Programmen von Hand übertragen, jeden Tag.
- Wichtige Informationen leben in Excel-Listen, die nur eine Person versteht.
- Das Team sagt Sätze wie „Das geht im System leider nicht“.
- Sie bezahlen Lizenzen für viele Funktionen und nutzen wenige.
- Kunden fragen nach einem Portal, einer App oder einem Status, den Sie nicht liefern können.
Was eigene Software typischerweise abdeckt
- Kunden, Aufträge und Angebote an einem Ort (CRM).
- Lager, Bestände, Nachbestellung und Wareneingang.
- Kunden- oder Partnerportale mit eigenem Login.
- Rollen und Rechte, dazu ein Protokoll, wer wann was geändert hat.
- Berichte, Exporte und Schnittstellen zu Buchhaltung, Shop oder Kasse.
So entsteht eigene Software, ohne Großprojekt
- 01
Abläufe aufnehmen
Ich schaue mir an, wie Aufträge, Lager und Kunden heute wirklich laufen.
- 02
Mit dem größten Schmerz anfangen
Zuerst der Teil, der am meisten Zeit spart, oft in wenigen Wochen nutzbar.
- 03
Daten übernehmen
Bestehende Excel-Listen und Altdaten werden geprüft und importiert.
- 04
Schrittweise erweitern
Weitere Module kommen dazu, wenn das System im Alltag angekommen ist.
Worauf Sie bei der Vergabe achten sollten
- Der Quellcode und die Daten gehören Ihnen, nicht dem Entwickler.
- Es gibt einen festen Preis pro Ausbaustufe, nicht nur Stundensätze.
- Sie sehen regelmäßig den echten Zwischenstand, nicht nur Präsentationen.
- Die Software läuft auf Servern, die Sie kontrollieren, auf Wunsch in der EU.
Wie sich so ein System anfühlt, zeigt die Live-Demo „Aufträge & Lager“: Auftrag anlegen, durch die Produktion schicken, Bestand nachbestellen und jede Änderung im Protokoll sehen.
Weitere Notizen